浅谈电算化会计档案保管和优化措施bg电子游戏平台

2023/12/30

　　《会计档案管理办法》规定的电算化会计档案除传统意义上的记账凭证、会计账簿、会计报告及说明外，还包括会计电算化电子数据、会计软件资料、系统说明文档、版本信息，保存数据所需要的磁带、磁盘、光盘、微缩胶片、U盘、云盘、网络中存贮、交换bg电子游戏平台、传输、输出介质等。由此可见，电算化会计档案的内容与传统的会计档案相比有了相当程度的扩展，具有很大不同。主要表现为：

　　形成机制不同。传统的会计档案主要是手工形成的，电算化会计档案主要是计算机辅助形成的，具有快速高效、准确灵活的特点。

　　存贮介质和存贮形式不同。电算化会计档案是计算机辅助会计工作形成的数字档案，全部档案信息存贮于特定介质中，必须严格防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻。

　　管理模式不同。与传统档案管理相比呈现出许多新特点，电算化会计档案的管理、利用、输出、审核等更加简洁、快速、高效。

　　利用手段不同。会计电算化下会计档案实行的是纸质档案与数据存贮介质档案并存的管理模式，电算化会计档案的载体不仅是通过打印输出的传统意义上的文本信息，更重要的是还有特定的存贮介质。存贮介质受磁场、有害气体、灰尘、温度、湿度等影响较大bg电子游戏平台，实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本和种类就越多，客观上要求科学、系统、规范地管理和利用。

　　安全机制不同。电算化会计档案是信息时代的产物，档案的管理存在一定的非实物形态，这和传统纸质会计档案在丢失毁损时能够被及时发现有着很大区别。

　　管理意识有待加强。由于电算化会计档案管理人员受传统会计档案管理方式影响，管理方式陈旧，管理意识淡化，不能满足会计电算化档案管理新的需求。

　　保管制度不够健全。很多单位认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，对电算化会计档案的收集、管理、查阅、销毁等仍停留在传统方式上，没有对会计电算化信息系统档案保管人员的职责作出相应的新的规定，亟待健全并完善。

　　人员业务素质有待提高。电算化会计档案从收集到归档的过程，需具备较为专业的计算机操作技能。

　　会计电算化系统存在安全隐患。会计电算化系统尽管功能强大、技术先进，但仍存在一定缺陷。

　　为提高电算化会计档案管理的安全性，必须加大对计算机硬件设备与软件技术应用的投入力度，建立健全电算化会计档案归档制度、保管制度、定期备份与维护制度以及分权限调用制度等。现提出以下优化措施：

　　建立健全管理制度。实行会计电算化后，会计档案有了很大拓展，适应电算化会计档案的新要求，必须建立健全档案的归档、保管、借阅、备份及维护管理制度。

　　加强对档案管理人员的培训。实行会计电算化，必须通过培训不断提高会计人员和计算机专业技术人员的计算机操作能力，有效保证会计电算化的正常运行。

　　优化应用安全环境。建立预防病毒和黑客的安全措施，加强对计算机病毒的预防、检测以及杀毒工作，定期对系统安全性进行检测，排除安全隐患。

　　会计数据应进行双异备份。电算化会计档案存储于磁性介质或光盘上，应根据这些信息载体的物理特性进行数据备份，注贴写保护封签，存放不同地点，防止意外事故发生引起整个会计电算化系统的损毁与系统的不可恢复。

　　定期检测数据的完整性。会计人员或电算化会计档案保管人员在一定时间内 （如一个会计年度），应通过定期检查和复制，把计算机系统中的所有会计数据拷贝存储到磁性介质、光盘及应用系统。

　　做好信息加密工作。针对电算化会计档案具有易于破坏篡改且不留痕迹的特点，设置恢复、操作纪录等控制功能，从源头上防范问题的产生。

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